Архивный отдел предоставляет физическим и юридическим лицам оформленные в установленном порядке архивные копии и выписки из правоустанавливающих документов, являющиеся основанием для подтверждения права на землю и иных имущественных прав (ст.26 гл.6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Основанием для предоставления архивной копии, архивной выписки из документов является письменный запрос в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленные заявителем лично.
Перечень сведений, которые необходимо указать в запросе (заявлении), для получения архивной копии:
1. наименование организации или должностного лица, которым направляется письменный запрос (заявление);
2. фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
3. почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
4. номер контактного телефона заявителя;
5. дата;
6. для исполнения запроса: вид, реквизиты и наименование запрашиваемого документа; иные сведения, позволяющие осуществить поиск документа.
Запрос (заявление) подписывается заявителем лично.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу (заявлению) соответствующие документы и материалы, либо их копии.
Интернет - обращения (запросы) должны содержать:
1. наименование организации или должностного лица, которым они адресованы;
2. изложение сути обращения;
3. фамилию, имя, отчество заявителя;
4. почтовый адрес места жительства заявителя;
5. дату отправления запроса.
Запросы исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях продлевается срок рассмотрения запроса на 30 дней. Продление сроков исполнения запросов в архивном отделе допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера.
Архивные копии и выписки из документов выдаются бесплатно.