Архивный отдел предоставляет физическим и юридическим лицам оформленные в установленном порядке архивные справки, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством (ст.26 гл.6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Основанием для предоставления справки по архивным документам является письменный запрос в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте архивного отдела или на официальный сайт администрации Дзержинского района, а также заявление, составленное заявителем лично.
Перечень сведений, которые необходимо указать в запросе (заявлении) для получения архивной справки:
1. наименование организации или должностного лица, которым направляется письменный запрос (заявление);
2. фамилия, имя, отчество;
3. почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
4. номер контактного телефона заявителя;
5. дата;
6. для исполнения запроса:
- о стаже работы, размере заработной платы – название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы или начисления заработной платы (годы), в качестве кого работал (должность), год рождения;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов.
Запрос (заявления) подписываются лично.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу (заявлению) соответствующие документы и материалы, либо их копии.
Интернет-обращения (запросы) должны содержать:
1.наименование организации или должностного лица, которым они адресованы;
2. изложение сутиобращения;
3. фамилию, имя, отчество заявителя;
4. почтовый адрес места жительства заявителя;
5. дату отправления запроса.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Запросы социально-правового характера, поступившие в архивный отдел исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях продлевается срок рассмотрения запроса на 30 дней. Продление сроков исполнения запросов в архивном отделе допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера.
Запросы социально-правового характера исполняются архивным отделом бесплатно.